Sebagai perguruan tinggi yang telah berdiri sejak 29 tahun lalu, UT kini memiliki banyak dokumen-dokumen yang disimpan sebagai arsip. Untuk megelola arsip tersebut, UT telah memiliki gedung khusus untuk menyimpan arsip dengan baik. Untuk lebih meningkatkan sistem pengelolaan arsip tersebut, pada 19 Juli 2013 di kantor UT Pondok Cabe, UT menerima Sistem Informasi Kearsipan dinamis(SIKD), yang diserahkan oleh Lembaga Arsip Nasional (ANRI).
Acara serah terima yang berlangsung di Operation Room Gedung BAUK tersebut, dihadiri oleh Rektor dan beberapa pejabat di lingkungan UT, serta Deputi Lembaga Arsip Nasional (ANRI) Bidang Pembinaan Kearsipan, Dr. Andi Kasman yang didampingi beberapa staf. Acara dimulai dengan sambutan Bapak Dr. Andi Kasman dan Prof. Ir. Tian Belawati, M.Ed., Ph.D (Rektor UT), dilanjutkan dengan penandatanganan dokumen serah terima SIKD oleh Bapak Dr. Andi Kasman dan Ibu Ir. Nadia Sri Damajanti, M.Ed, M.Si. (Pembantu Rektor II UT).
Dr. Andi Kasman dalam sambutannya menyampaikan, bahwa kegiatan serah terima SIKD merupakan rangkaian kegiatan pengeloaan arsip antara ANRI dengan Universitas Terbuka (UT) yang telah dimulai pada tahun 2010. Sebelumnya beberapa staf UT telah dilatih pada Kamis, 18 Juli 2013, dan tahap selanjutnya adalah monitoring dan evaluasi (monev). Disampaikan pula bahwa UT merupakan lembaga ke 15 yang menerima SIKD.
SIKD adalah instrument jaringan kearsipan nasional dari sistem kearsipan nasional yang merupakan salah satu tugas ANRI dalam mengelola arsip. Sistem kearsipan tersebut terdapat 2 macam yaitu SIKD dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang merupakan satu sistem dalam kearsipan nasional. Arsip merupakan bukti legal dan otentik sehingga memiliki kepastian hukum, untuk mengoperasikan dibutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang terampil yang nantinya akan menjadi tenaga arsiparis, oleh karena itu segera dibentuk jabatan arsiparis tersebut.
Arsip-arsip ini nantinya tidak perlu dilaporkan lagi ke Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) tetapi disimpan di lembaga arsip perguruan tinggi negeri (PTN) setempat, maka harus dibuat unit kearsipan dibawah rektorat atau fakultas ataupun lembaga. Di PTN dapat dapat dibuat 2 unit yaitu unit kearsipan ke 1 di bawah rektor dan unit kearsipan lainnya di bawah unit kerja.
Dalam sambutan Rektor UT, Ibu Tian menyampaikan bahwa saat ini UT telah memiliki 2 gedung arsip, yang sebagian isinya sudah dibuat digital dan dikelola di bawah Pusat Layanan Pustaka (Puslata). Tugas UT selanjutnya adalah membentuk unit-unit kearsipan UT di bawah unit kerja dan menyiapkan tenaga arsiparis. Betapa pentingnya arsip ini maka UT membentuk Program Studi D4 Kearsipan yang lebih menekankan kepada praktek, munkin kita harus merekrut lulusan D4 Kearsipan untuk menjadi arsiparis di UT. Sedangkan di UPBJJ-UT nanti akan ditunjuk 1 orang untuk menjadi penanggungjawab arsip.